Le guide d’entretien, un basique à (re)mettre entre toutes les mains.

L’entretien de recrutement, c’est l’étape à la plus haute valeur ajoutée de votre processus d’embauche. C’est le moment qui permet d’évaluer l’adéquation de votre candidat(e) avec le poste et ses missions, son environnement collaboratif et la culture d’entreprise.

Et pour vous, c’est le moment de vous confronter à votre maîtrise du job de « recruteur » avec les qualités fondamentales qui le caractérise : enquêteur, analyste, séducteur et pragmatique.

Un guide d’entretien bien structuré, c’est le meilleur outil pour mener un échange fluide et objectif, que vous soyez recruteur occasionnel ou expérimenté. Nous l’aborderons ici dans le cadre d’une démarche de recrutement avec CV, et un autre article traitera le recrutement sans CV.

Comprendre ce qu’est un guide d’entretien en recrutement

Le guide d’entretien est un document minutieusement conçu pour structurer et orienter l’entretien avec les divers candidats. Bien plus qu’une simple liste de questions, il s’agit d’un plan destiné à diriger l’entretien avec des questions ciblées, dans une dynamique d’échange coconstruit avec le candidat.

Ce guide doit être rédigé dans le but de pouvoir aborder en profondeur les compétences et les aptitudes du candidat, au travers d’une conversation plaisante, en vue de prendre des décisions objectives.

« Conversation plaisante », puisque l’entretien est un moment de séduction mutuelle.

C’est pourquoi il est important de ne pas confondre un guide d’entretien avec une grille d’entretien.

La grille d’entretien est un outil plus succinct qui répertorie les compétences et les qualités recherchées chez un candidat. L’outil n’est pas conçu pour l’interaction, mais pour la prise de décision.

Tandis que le guide d’entretien est constitué de questions spécifiques pour le poste dans toutes ses dimensions (contenu, contexte, historique etc) ainsi que des questions personnalisées pour chaque candidat. L’objectif est de structurer la discussion afin d’explorer les compétences, aptitudes et prédispositions de la façon la plus exhaustive et complète possible. La quête d’égalité de traitement entre les candidats, se gagne par l’homogénéité de la qualité d’enquête et d’interaction, et non pas l’égalité stricte des questions.

Autrement dit, si votre guide d’entretien est bon, à la fin d’un entretien, vous devriez pouvoir vous dire « Oui, pour lui(elle), comme pour tous les autres, j’ai donné l’opportunité à mon interlocuteur de mettre en avant tous ces atouts pour l’opportunité professionnelle ».

Pourquoi est-ce si important de réaliser un guide d’entretien ?

La rédaction d’un guide d’entretien est indispensable pour plusieurs raisons :

• Structure l’échange lors de l’entretien de recrutement : Un guide d’entretien rythme la conversation tout en garantissant que chaque candidat est évalué de manière cohérente et équitable. Cela facilite ensuite la comparaison.
• Attenue les biais cognitifs : Il aide à éviter les préjugés et les biais du recruteur en fournissant des critères d’évaluation objectifs et standardisés.
• Optimise le temps : En concentrant l’entretien sur les aspects essentiels du poste, le guide d’entretien permet d’optimiser le temps du recruteur et du candidat.
• Améliorer la prise de décision : Les informations recueillies à l’aide du guide d’entretien sont moins sujettes de pertes d’information et donc d’erreurs lors du choix de la nouvelle recrue.

Il est également crucial de prévoir, en introduction ou en conclusion de votre doucement, un espace pour reporter les informations prises lors de la préqualification. Cela évite, à moins d’effectuer une vérification, de faire répéter au candidat des éléments déjà abordés lors d’un premier échange (disponibilité, mobilité, etc), rendant ainsi l’entretien plus efficace, plus personnalisé et centré sur l’essentiel : l’interaction et les ouvertures aux sujets périphériques. Votre candidat appréciera l’impression d’une expérience candidat sans couture.

Les 4 étapes à suivre pour rédiger votre guide d’entretien

1. Identifier les compétences du poste ou contextuelles

Une fois que vous avez une vision claire du poste, identifiez les compétences spécifiques et les qualités personnelles nécessaires pour réussir dans ce rôle. Pour cela rien de mieux que des coup de stabilo sur la job description. Selon l’actualité du périmètre, le contexte et les projets d’organisation et structuration sont à prendre en compte pour identifier les softkills et hardskills avec exhaustivité.

2. Rédiger ses questions.

Les questions ouvertes : optez pour des questions ouvertes qui offrent une certaine flexibilité tout en maintenant une structure globale. Cela permettra aux candidats de s’exprimer librement tout en vous permettant de recueillir des informations cohérentes. Constituez des blocs bloques de questions par thème abordé.

Les questions orientées : intégrez des questions spécifiques qui visent à évaluer des compétences techniques ou comportementales essentielles pour le poste. Ces questions doivent être formulées de manière à obtenir des réponses précises et comparables entre elles. Cependant, soyez vigilants, aux réponses à l’emporte-pièce. Demander une illustration au propos permettra par exemple d’éprouver la réponse.

3. Respecter un ordre logique et stratégique

L’ordre des questions dans votre guide d’entretien doit être pensé de manière stratégique. Il doit permettre à l’entretien de se dérouler de manière fluide et que toutes les informations pertinentes soient bien collectées.

Organisez les questions de manière à ce qu’elles suivent une progression naturelle, de l’introduction générale à des questions plus spécifiques sur les compétences et l’expérience.

Intégrez des questions spécifiques qui visent à évaluer des compétences techniques ou comportementales essentielles pour le poste. Ces questions doivent être formulées de manière à obtenir des réponses précises et comparables entre elles. Cependant, soyez vigilent, aux réponses à l’emporte-pièce. Demander une illustration au propos permettra par exemple d’éprouver la réponse.

Constituez des blocs bloques de questions par thème abordé. (Exemple pour un Chef de projet log) :

A l’inverse, poser volontairement des questions dans le désordre pour tester « l’agilité » du candidat vous fera passer pour un recruteur insidieux, et par extension un manager ou employeur fourbe. En matière de tests cognitifs, vos RH préférés auront des outils plus pertinents et poussés.

4. Choisir les bonnes questions en fonction de votre identité

Personnaliser vos questions pour qu’elles vous ressemblent, elles doivent notamment reprendre votre vocabulaire professionnel et de culture d’entreprise, ce que ChatGPT ne fera pas.

Exemples pratiques et micro-astuces pour réussir vos guides d’entretien :

Voici un exemple synthétique de guide d’entretien pour recruter un ingénieur backend :

4 astuces pour rédiger et vivre un guide d’entretien fluide

1. Soyez clair et concis : Formulez des questions simples et directes. Évitez les longs préambules qui pourraient perturber la communication avec le candidat.

2. Variez les types de questions : Utilisez une combinaison de questions ouvertes, fermées, comportementales et situationnelles pour obtenir une vue d’ensemble complète du candidat.

3. Soyez flexible : N’hésitez pas à adapter votre guide d’entretien en fonction des réponses du candidat et la dimension du poste en question.

4. Notez vos ouvertures : Il s’agit de recruter une personne en vu d’une collaboration. Petite astuce pour garder l’échange agréable dans les deux sens, notez-vous des pense bête d’ouverture : culture, sport, voyage et autres centres d’intérêt qui humaniseront la rencontre.

Les mots de la fin

Ce classique outil des recruteurs est trop souvent délaissé, alors qu’il vise à évaluer les candidats avec objectivité. Son utilisation contribue à limiter les phases d’indécisions en fin de processus, grâce à des portraits de candidat les plus exhaustifs possible.

Restez ouvert à l’improvisation en fonction des candidats et de leurs réponses. Prévoyez aussi de faire régulièrement le point en cours d’entretien pour visualiser la progression, et ajuster la conversation ou au contraire vous en détacher si vous avez déjà vos réponses. L’entretien est avant tout une rencontre, durant laquelle à lieu un échange avec des interactions sociales.

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